Huishoudelijk Reglement

De Poel LogoHUISHOUDELIJK REGLEMENT

Gemeenschapshuis
De Poel Netersel

FEBRUARI 2017

 

Begripsbepaling.

In dit reglement wordt verstaan onder “De Poel”: Stichting Gemeenschapshuis Netersel, gevestigd te Netersel (gemeente Bladel) ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Oost Brabant dossiernummer 17179813.

Statuten: de statuten van de “De Poel”, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 8-7-2005 bij notaris Peeters & van Voskuijlen te Bladel.

Bestuur: het bestuur van de “De Poel” als bedoeld in artikel 4 van de Statuten.

1. ALGEMEEN
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle gebruiksovereenkomsten en geldt voor alle gebruikers, bezoekers en vrijwilligers van Gemeenschapshuis De Poel. In dit reglement spreken we verder van ‘gebruikers’.

 
2. GEBRUIK
Gemeenschapshuis De Poel is één van de vijf gemeenschapshuizen in de gemeente Bladel en is als gesubsidieerde accommodatie gehouden aan het “Algemeen beleidskader gemeenschapshuizen 2011”.

Hierin wordt bepaald dat verenigingen en georganiseerde groepen gebruikers voor activiteiten gratis gebruik kunnen maken van gemeenschapshuis De Poel. Voor commerciële activiteiten, voor verenigingsactiviteiten met een commerciële inslag en voor activiteiten van verenigingen van buiten de gemeente, wordt wel huur in rekening gebracht.

Gemeenschapshuizen mogen geen gebruiksmogelijkheden bieden aan activiteiten van commerciële of persoonlijke aard, tenzij dit met instemming van de plaatselijke horeca geschiedt en/of via de lokale horeca geen passend alternatief onderkomen voorhanden is.

2.1 Welke activiteiten zijn toegestaan in De Poel?

Een overzicht van de activiteiten die in het verlengde van de “Algemeen beleidskader gemeenschapshuizen 2011” en de statuten WEL zijn toegestaan.

Activiteiten van sportieve instellingen en verenigingen

  • Drankverstrekking vanaf één uur voor tot maximaal twee uur na de wedstrijd, training of activiteit.
  • Viering van clubkampioenschap
  • Jaarfeest of afsluiting seizoen (maximaal 1x per jaar)
  • Nieuwjaarsborrel

Sociaal/culturele activiteiten

  • Bijeenkomsten/vergaderingen van en voor verenigingen, gebruikersgroepen en stichtingen die gebruik maken van het pand tot 2 uur na betreffende activiteit
  • Sociaal/culturele evenementen die voor iedereen toegankelijk zijn
  • Carnavalsactiviteiten, Koningsdag, Sinterklaas -, Kerst- en Nieuwjaarsviering voor eigen vereniging

Educatieve activiteiten

  • Viering laatste schooldag
  • Schoolfeest voor eigen leerlingen
  • Ouderavonden
  • Sportdag voor leerlingen/docenten met aansluitende maaltijd of feest.

2.2 Welke activiteiten zijn NIET toegestaan in De Poel?

Een overzicht van de activiteiten die in het verlengde van de “Algemeen beleidskader gemeenschapshuizen 2011” en de statuten NIET zijn toegestaan.

Bijeenkomsten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer d.w.z. dat het gaat om de privé situatie van één of meerdere natuurlijke personen zoals:

  • Besloten feesten en partijen in de persoonlijke levenssfeer
  • Partijen bij gelegenheid van een feit of gebeurtenis in de persoonlijke of familiaire levenssfeer zoals receptie, verjaardag, doop, reünie, communie, bedrijfs- of beroepsjubileum
  • Feesten van persoonlijke aard verbonden met culturele instellingen
  • Condoleance bijeenkomsten behoort tot deze categorie

Als onduidelijk is of een bepaalde bijeenkomst wel of niet mag plaatsvinden, kan een verzoek bij het bestuur van De Poel ingediend worden. Zij geven in die gevallen uitsluitsel.

2.3 De ontmoetingsruimte

Deze centrale ruimte is bedoeld als ‘Huiskamer van de Poel’. Iedereen is vrij hier een kop koffie te komen drinken, of elkaar zonder geplande activiteit te ontmoeten als deze geopend is omdat er andere activiteiten in de Poel plaatsvinden en er een beheerder aanwezig is.

2.4 Ruimtes & inventaris

Gebruikers gaan zorgvuldig om met de ruimtes en de inventaris. Zij zorgen dat dit na gebruik verzorgd en schoon wordt achtergelaten. Koffiekopjes zet u op de daarvoor bestemde plek, licht en elektrische apparaten schakelt u uit als u als laatste het pand verlaat.

Het is zonder schriftelijke toestemming van het bestuur niet toegestaan enige verandering of toevoeging aan de gehuurde ruimte, inrichting of buitenkant van het pand aan te brengen. Als gebruiker brengen we u de kosten in rekening om e.e.a. in de oorspronkelijke staat terug te brengen.

In de vergaderruimte staat een boekenkast met boeken die u kunt lezen. U mag deze boeken daarvoor mee naar huis nemen. Graag na het lezen weer terug in de kast plaatsen. Als u zelf boeken over hebt mag u die ook in de kast achterlaten.

2.5 Hinder/overlast

Het spreekt voor zich dat gebruikers proberen zo weinig mogelijk hinder of overlast voor anderen te veroorzaken. Dat geldt zowel richting andere gebruikers als omwonenden, zowel binnen de accommodatie als op het buitenterrein. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het gedrag van deelnemers aan de door hun georganiseerde activiteiten.

2.6 Alcoholgebruik

Alcoholgebruik is uitsluitend toegestaan op momenten dat de bar geopend is. Er wordt geen alcohol geschonken aan personen onder de 18 jaar. Het vragen van een ID aan de jeugdigen bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken behoort tot de mogelijkheden.

2.7 Roken

Roken raden wij natuurlijk ten zeerste af. Mocht u toch een sigaret op willen steken dan is dit alleen toegestaan buiten aan de voorzijde van het gebouw.

2.8 Parkeren

Fietsers dienen gebruik te maken van de fietsenstalling. Het plaatsen van fietsen tegen de buitengevel en onder de luifel van de entree is niet toegestaan.

Om zoveel mogelijk auto’ s op het terrein te kunnen plaatsen dient u uw auto in de aangegeven vakken te parkeren zowel aan de voorkant aan de overkant van de weg als aan de zijkant van de Poel. Bij een volle parkeerplaats verzoeken wij u gebruik te maken van de parkeermogelijkheden op het plein voor de kerk.

2.9 Vrijwilligers, beheerders & bestuur

Beheerders en vrijwilligers zijn een belangrijke schakel in de organisatie van het gemeenschapshuis. Zij vormen o.a. de oren en ogen van het bestuur en voeren het bestuursbeleid uit. Gebruikers dienen de aanwijzingen van een bestuurslid of beheerder of vrijwilliger dan ook stipt op te volgen. Het niet opvolgen van deze aanwijzingen kan weigering van de toegang tot de accommodatie voor kortere of langere tijd tot gevolg hebben. Een besluit daartoe wordt door het bestuur genomen.

 

3. TARIEVEN & RESERVERINGEN 

3.1 Tarieven consumpties

De tarieven van de consumpties worden vastgesteld door het bestuur, afgestemd op het beleid van de gemeente Bladel. De actuele prijslijst hangt achter de bar.

 3.2. Gebruikstarieven

Voor het reserveren van een ruimte gelden de voorwaarden als beschreven bij 2.1 en 2.2.

De tarieven van de ruimtes zijn als volgt:

  • Vergaderzaal € 10,00 per uur en € 25,00 per dagdeel
  • Huiskamer € 10,00 per uur en € 25,00 per dagdeel
  • Keuken en huiskamer € 100,- per dag
  • Verhuur gymzaal € 30,00 (minimaal 2 uur)
  • Verhuur gymzaal voor sporten aangesloten bij NOC/NSF € 11,00 per uur

Tarieven zijn incl. water, licht, verwarming, gebruik licht- en geluidsinstallatie en BTW.

3.3 Gebruik gehele accommodatie (o.a. voor evenementen)

Bij het gebruik van de gehele accommodatie wordt afhankelijk van het tijdstip en type evenement door de beheerder een prijsvoorstel gedaan. (Zie ook 3.9 Evenementen)

3.4 Dagdelen

Ochtend: 09.00 – 12.00 uur
Middag: 13.00 – 17.00 uur
Avond: 19.00 – 23.00 uur

3.5 Bergruimtes

Bergruimte in De Poel is slechts beperkt beschikbaar. Bergruimtes worden enkel in gebruik gegeven aan de vaste gebruikers. Het eventueel doorverhuren van opslagruimte is niet mogelijk.

3.6 Gebruiksrooster

De gebruiksroosters worden vooraf voor een jaar (een seizoen) vastgesteld. Bij de jaarlijkse vaststelling kan het rooster herzien worden in nauw overleg met de betrokken gebruikers. Tussentijds kunnen wensen t.a.v. de roosters via de beheerders kenbaar gemaakt worden.

Het bestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor de totale exploitatie en dus ook voor het vaststellen van de gebruiksroosters.

3.7 Reserveringen

Voor het reserveren van ruimtes kunt u contact opnemen met de beheerders van de Poel, bij voorkeur per mail via beheer@depoel-netersel.nl  of via telefoonnummer 0497-682778

3.8 Opties

Het is mogelijk een optionele reservering aan te vragen bij de beheerder. Deze optie wordt indien er geen nieuwe verzoeken binnen komen kosteloos tot max. 1 week voor de beoogde datum voor u vastgehouden. Bij annuleringen van reserveringen en opties binnen 1 week voor de beoogde datum, is het bestuur gerechtigd 50% van het huurtarief in rekening te brengen.

3.9 Evenementen

Reserveert u een ruimte voor een evenement dan dient u zelf tijdig zorg te dragen voor het verkrijgen van eventueel noodzakelijke vergunningen. Organiseert u een evenement met een groot aantal bezoekers dan kunt u gebruikmaken van “de evenementenregeling”.

Dit gebeurt altijd in overleg met de beheerders.

De evenementenregeling die in december 2014 geactualiseerd is, ziet er als volgt uit:

  • Verenigingen/gebruikers die gebruik willen maken van gemeenschapshuis “De Poel” kunnen voor evenementen/activiteiten met 200 of meer personen na overleg met het bestuur en beheerders consumptiebonnen inkopen.
  • De verenigingen/gebruikers betalen voor het totaal aan afgenomen bonnen tegen de vastgestelde inkoopprijs.
  • De inkoopprijs van de bonnen is € 0,20 minder dan laagst gehanteerde consumptieprijs zoals deze gelden bij Gemeenschapshuis “De Poel” ten tijde van het evenement.
  • Per jaar kunnen de consumptieprijzen en dus inkoopprijs echter bijgesteld worden.
  • De organiserende verenigingen/gebruikers zijn vrij in het bepalen van de verkoopprijs die tijdens het evenement van toepassing is. Het verschil tussen inkoop- en verkoopprijs komt geheel ten goede van de organiserende verenigingen/gebruikers.
  • In beginsel zal het te serveren assortiment worden beperkt tot koffie en thee, frisdranken, pils (van het vat), witte- en rode wijn, zodat er per consumptie sprake is van één consumptiebon/prijs.
  • Het ‘huishoudelijk reglement’ blijft van toepassing. Denk hierbij aan de zorg voor voldoende vrijwilligers ten behoeve van onder andere opbouw, bonnenverkoop, bediening en opruimen.
  • Het is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organiserende verenigingen en Stichting Gemeenschapshuis Netersel om alcoholgebruik door jongeren onder de 18 jaar te voorkomen. Bij het organiseren van een evenement moet vooraf duidelijk zijn dat al het mogelijke is gedaan om betrokken medewerkers en bezoekers goed te informeren betreffende alcoholgebruik door jongeren onder 18 jaar. Op de site nix18.nl zijn de nodige voorlichtingsmaterialen te downloaden.
    Het vragen van een ID aan de jeugdigen bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken behoort tot de mogelijkheden.

3.10 Verhuur aan derden

Het (gedeeltelijk) laten gebruiken van een gereserveerde ruimte of het doorverhuren aan derden, is zonder schriftelijke toestemming van het bestuur niet toegestaan.

4. ETEN & DRINKEN

4.1 Tarieven consumpties

De tarieven van de consumpties worden vastgesteld door het bestuur en zijn afgestemd op het beleid van de gemeente Bladel. De actuele prijslijst hangt achter de bar en staat vermeld op de website. (www.depoel-netersel.nl/consumptieprijzen-in-de-poel)

4.1 Drankaanbod

Wij hebben een flinke keuze in dranken. Consumpties dienen via de bar te lopen.

4.2 Eigen eten en/of drinken

Het nuttigen van zelf meegebrachte eet- en/of drinkwaren zonder voorafgaande toestemming van het bestuur of de beheerder wordt niet gewaardeerd.

4.3 Catering

Het organiseren van een lunch of een andere vorm van catering door de gebruikers dient altijd in overleg met de beheerder en/of het bestuur te gebeuren. In goed onderling overleg zal dit doorgaans geen problemen opleveren.

4.4 Gebruik keuken

Het gebruik van de keuken en de keukeninventaris kan alleen plaatsvinden na uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. (zie ook: 3.2. Gebruikstarieven)

 

5. TECHNISCHE APPARATUUR

5.1 Lichtinstallatie podium/gymzaal

Uitgangspunt is dat bij uitvoeringen op het podium de lichtinstallatie zoveel mogelijk gebruikt wordt. Het gebruik van de apparatuur kan alleen plaatsvinden na overleg met de beheerder en hulp bij de bediening is op verzoek te organiseren.

5.2 Muziekinstallatie podium/gymzaal en extra verlichting.

Gebruikers kunnen gebruik van maken de licht- en geluidsinstallatie na overleg met en goedkeuring van de beheerder.
De installatie vindt u op het podium en daar bevindt zich ook  een bedieningsmogelijkheid.
Er worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt over wat er geleend en gebruikt wordt. Via een afvinklijst wordt dit na afloop gecontroleerd.

5.3 Geluidsinstallatie vergaderruimtes

Bij elke vergadering in de vergaderruimte kunt u beschikken over de geluidsinstallatie. De geluidsinstelling is via het bedieningspaneel te regelen. Houd u bij het inschakelen van muziek rekening met andere gebruikers. Voor deze ruimtes is er tevens een draadloze microfoon beschikbaar.

5.4 Beamer

In de vergaderzaal en in de huiskamer is een beamer en scherm aanwezig. Gebruik van deze apparatuur kan alleen plaatsvinden na overleg met de beheerder. Ondersteuning bij de bediening is op verzoek te organiseren.

5.5 Gebruik AV-apparatuur en toebehoren

De Poel beschikt over een uitgebreide set kabels, microfoons, beamers en lampen.

Deze worden uitgeleend onder voorwaarde dat ze n zelfde staat terugbezorgd worden als voor het uitlenen. Vooraf worden duidelijke afspraken met de beheerder gemaakt over wat er geleend en gebruikt wordt. Via een afvinklijst wordt dit na afloop gecontroleerd.

6. SLEUTELGEBRUIK

6.1 Vaste gebruikers

Vaste gebruikers ontvangen een geregistreerde sleutel en tag (voor de alarminstallatie) die als toegang dient voor de De Poel en een eventuele bergruimte. Hiervoor wordt per gebruiker een sleutelcontract opgesteld waarin de rechten en plichten zijn vastgelegd. De vaste gebruiker dient een tweetal personen aan te wijzen die fungeren als verantwoordelijke contactpersonen richting het bestuur.

6.2 Incidentele gebruikers

Na uw reservering zorgt de beheerder dat de gereserveerde ruimtes ook daadwerkelijk toegankelijk zijn. Bij het reserveren van een ruimte worden zo nodig nadere afspraken gemaakt over het openen en sluiten van de accommodatie.

7. AANSPRAKELIJKHEID

7.1 Persoonlijke schade

Het bestuur gaat ervan uit dat u goed op uw spullen past. De Poel is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, vermissing van, of schade aan goederen van gebruikers.

7.2 Schade gebouw & inventaris

De schade die is toegebracht aan het gebouw en inventaris door een gebruiker of door de aanwezige personen bij door hem georganiseerde activiteit in het gebouw, zullen worden verhaald op deze gebruiker.

8. HUISHOUDELIJK REGLEMENT

8.1 Wijziging reglement.

Het reglement wordt jaarlijks op het einde van het kalenderjaar besproken in de bestuursvergadering en indien nodig aangepast.

Een actuele versie van het huishoudelijk reglement van De Poel is beschikbaar op de website van Poel. (www.depoel-netersel.nl/huishoudelijk-reglement)

8.2 Klachten

Heeft uw klachten over het gebruik van de accommodatie, de voorzieningen, of klachten/conflicten met beheerders, vrijwilligers of gebruikers? U kunt deze schriftelijk/per e-mail (bestuur@depoel-netersel.nl) indienen bij het bestuur.

SLOTBEPALING

In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.

 

Namens het bestuur Stichting Gemeenschapshuis Netersel
bestuur@depoel-netersel.nl