ZGebruikersoverleg in De Poel

Verslag van bijeenkomst op 17 november 2014

Aanwezig waren vertegenwoordigers van:

  • Puur Poporkest
  • Vrouwenvereniging De Wissel
  • Buurtvereniging ‘t Plein
  • Biljartclub
  • Ziekenbezoekers
  • Senioren Eetgroep
  • Basisschool St. Lambertus
  • Buurthulp
  • Dorpsraad
  • Gymastiekvereniging
  • CV De Buntstekers
  • NECA Korfbal
  • Volleybalclub
  • Beheerders De Poel
  • Bestuur De Poel

Welkomstwoord door Anja Maas met kort voorstelrondje van bestuursleden, beheerders/interieurverzorgers en aanwezige leden van gebruikersgroepen en verenigingen.

Het doel van deze gebruikersbijeenkomst is om ervaringen te delen met elkaar, toelichting te geven op een aantal ontwikkelingen binnen De Poel en om van gebruikers te horen wat hun mening hierover is.

Informatie uitwisselen tussen gebruikers, bestuur en beheerders is belangrijk om zo veel als mogelijk te voorkomen dat er onduidelijkheden op treden en om te toetsen of het aanbod nog altijd beantwoord aan de vraag en behoeften van de lokale verenigingen en overige gebruikers.

Het bestuur van De Poel is natuurlijk ook verantwoording schuldig aan het gemeente over het reilen en zeilen van de Poel. De Poel draait tenslotte op subsidie van de gemeente. Het bestuur evalueert regelmatig het functioneren van het gemeenschapshuis met de wethouder. Er zijn regels waar we ons aan dienen te houden. Dit heeft dan ook direct gevolg dat er regels doorgevoerd worden waar gebruikers iets van merken. Al met al blijkt uit de enquête die onlangs gemeente breed gehouden is dat gebruikers trouw zijn aan het gemeenschapshuis in de eigen kern. Dat is wat we graag horen en wat we ook zo willen behouden.

Financiële situatie

De penningmeester (Jeroen Spooren) schets de zorgelijke financiële situatie door teruglopende subsidie vanuit de Gemeente Bladel en steeds stijgende kosten. Begin 2014 hebben we enkele maatregelen moeten nemen om de kosten te beperken en de inkomsten te verhogen. Het aantal beheeruren is teruggebracht en we hebben besloten de consumptieprijzen aan te passen.

Consumptieprijzen

Per 1 augustus 2014 is de nieuwe prijslijst van kracht (zie pagina Consumptieprijzen) . De vorige prijslijst dateerde uit 2009 en zullen de vergoedingen voor de huur van zaal (sporten) aangepast worden aan de actuele tarieven van de gemeente. Dit is overigens maar centen werk.

Reacties van gebruikers:  De aankondiging van de verhoging komt nog al plots en onaangekondigd.

Antwoord bestuur:  De volgende keer zullen we prijsverhogingen vooraf met de gebruikersgroepen en verenigingen communiceren.

Reacties van gebruikers: De prijs van koffie wordt nu € 1,50. In Casteren is deze € 0,50 en wordt nog eens netjes geserveerd. Hoe is dit verschil te verklaren?

Antwoord bestuur:  Prijzen in gemeenschapshuizen moeten conform de plaatselijk horeca prijzen zijn.  Wij zitten lager omdat veel gebruikers zelf de koffie serveren.  Prijzen zoals die in Casteren gehanteerd zijn niet reëel en dekken nauwelijks de kostprijs. Het bestuur zal dit bij het komende overleg (25 november)  bij de gemeente aan de orde brengen.

Evenementenregeling 2014

Ook de evenementenregeling uit 2009 is aangepast. De belangrijkste verschillen zijn:

  • Na afloop van het evenement wordt het aantal afgenomen bonnen tegen inkoopprijs verrekend
  • Inkoopprijs is € 0,10 minder dan de laagst gehanteerde consumptieprijs. Vanaf 1 augustus is de inkoopprijs per bon € 1,40  (dit was € 1.30) * zie update
  • De organiserende vereniging mag de verkoopprijs zelf bepalen. Het verschil tussen inkoop- en verkoopprijs komt geheel ten goede van de vereniging.

Reacties van gebruikers:  Deze regeling maakt het voor verenigingen erg onaantrekkelijk om evenementen in De Poel te organiseren. De Poel loopt het risico dat verenigingen andere oplossingen elders gaan zoeken om een hogere eigen opbrengst te realiseren.

Antwoord bestuur:  In De Poel worden gemiddeld twee tot drie grotere evenementen gehouden. Die opbrengsten dragen bij aan een goede exploitatie van De Poel. Uiteraard is het zorgelijk als verenigingen aangeven dreigen op te stappen als de eigen opbrengsten te laag vinden. Een gemeenschapshuis zonder grote evenementen kan niet de bedoeling zijn. Het bestuur gaat in nader overleg met gemeente en betrokken verenigingen.

 


Update 1-12-2014 – Na overleg met de Gemeente heeft het bestuur besloten de inkoopprijs bij evenementen op € 1,30 te handhaven.


 

Drankbeleid

De secretaris (Henk Koning) licht toe dat sinds begin dit jaar alcoholverstrekking aan jeugd onder 18 jaar niet toegestaan is. Bij normale activiteiten met beheerders van De Poel wordt dit doorgaans goed nageleefd. Bij evenementen waarbij verenigingen zelf voor bar- en bedienend personeel zorgen moet de organiserende vereniging zich er terdege bewust van zijn dat ook zij verantwoording draagt in het naleven van deze regels. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de vereniging en De Poel.

Reacties van gebruikers:  Stel dat bij controle de regels overtreden worden, wie draait er dan voor een eventuele (flinke)  boete op?

Antwoord bestuur:  Allereerst voorkomen dat het zover komt! De Poel gaat duidelijke posters/bordjes NIX-18 ophangen en we overwegen in de evenementenregeling een onderdeel over drankgebruik onder 18 jaar op te nemen. Vooraf moet duidelijk zijn dat al het mogelijk is gedaan om betrokkenen medewerkers en bezoekers goed te informeren. Op de site www.nix18.nl zijn de nodige voorlichtingsmaterialen te downloaden.  Het vragen van een ID aan de jeugdige bij het verstrekken van alcoholhoudende dranken is voor Netersel hopelijk niet nodig maar zou een van de mogelijkheden kunnen zijn.

Afspraken en huisregels

Audiovisuele materialen zoals muziekinstallatie, microfoons, toneelverlichting etc. zitten voortaan achter slot en grendel.  Verenigingen of groepen die gebruik willen maken van deze materialen moeten met de beheerder (Gon, Ron of Annelies) contact opnemen. Zij regelen dan met de AV-beheerders (Ton Cremers of Leo van Cann)  dat de spullen op tijd klaar staan. Op deze manier zorgen we dat de spullen in betere conditie zijn én blijven.

Afwasregels: Bij activiteiten zonder beheerder vragen we van de gebruikers na afloop de vuile koffiekopjes en glazen in de spoelbak in de keuken te zetten. Afwassen mag maar is in principe niet nodig!
Bij evenementen zorgt de organiserende vereniging/groep ervoor alles zo achter te laten als ze het bij aanvang aantroffen dus ook de afwas doen!

Verbruik noteren: Achter de bar ligt een schriftje waarin bij afwezigheid van de beheerder genoteerd wordt wie, hoeveel en welke consumpties zijn genuttigd.  Het geld wordt contact achtergelaten of later via een factuur aan de vereniging in rekening gebracht. Hierbij vertrouwen we op de eerlijkheid van de aanwezigen.

Reacties van gebruikers:  Kunnen we een lijstje op papier krijgen van de huisregels?

Antwoord bestuur:  Wij gaan een nieuwe versie maken van de huisregels in De Poel (huishoudelijk reglement) zodat afspraken en regels voor iedereen duidelijk zijn.

Reacties van gebruikers:  Bij het organiseren van evenementen is soms het gebruik van de zaal of vergaderruimte nodig terwijl die op dat moment al in gebruik zijn door een andere groep of vereniging. Hoe kan dit goed geregeld worden?

Antwoord beheerder: Verzoeken om ruimten voor evenementen te gebruiken lopen altijd via de beheerder. Als een ruimte al bezet is kan de beheerder bemiddelen en kijken of er alternatieven zijn. Van beide partijen verlangen we flexibiliteit en begrip voor elkaars positie.

Bezetting & nieuwe activiteiten

De bezetting van De Poel is redelijk tot goed te noemen. Toch is er nog altijd ruimte voor nieuwe initiatieven. Het bestuur roept de aanwezigen op om na te denken over leuke, interessante activiteiten binnen De Poel. Dat hoeft niet perse in verenigingsverband maar dat kan in principe met iedereen met eenzelfde interesse. Een aantal suggesties:

  • Foto-avond met herinneringen ophalen
  • Kaarten (Rikken/Bridgen)
  • Gezamenlijk theaterbezoek
  • Boekleesclub
  • Wijnproeven
  • Kookgroepen

Reacties van gebruikers:  Moet bij gebruik van de keuken betaald worden door zo’n kookgroep?

Antwoord bestuur: Voor niet-commercieel gebruik van de ruimten geldt de normale gemeentelijke regeling. Huiskamer, vergaderzaal en grote zaal zijn gratis. Bij sporten die aangesloten bij NOC*NSF geldt het vastgestelde uurtarief van € 11,35 per uur. Voor het gebruik van de keuken rekenen we een vergoeding voor gebruik van keukenapparatuur en gebruik van energie.  Bij commerciële en semi-commerciële activiteiten gelden wel vergoedingen die op gemeentelijk niveau zijn vastgesteld.

De discussie loopt nog of cursussen Pilates, Yoga en Kerstmarkt al of niet semi-commerciële activiteiten zijn.

Rondvraag

Vraag van gebruikers: De Poel heeft een nieuwe website. Mogen daar activiteiten en/of vermeldingen van verenigingen op komen te staan?

Antwoord bestuur: Graag zien we alle activiteiten van verenigingen in de agenda op de site verschijnen zodat bij het plannen van activiteiten duidelijk is wie wat op welke dag gaat doen. Ook is het mogelijk dat een vereniging een aparte pagina krijgt.  Bij interesse kunnen ze Gon van Luffelen hierover benaderen.

Vraag van gebruikers: Krijgen we nog een verslag van de bijeenkomst?

Antwoord bestuur:  In Van Aalsten tot Goor zullen we aankondigen dat het verslag op de site staat. Ook plaatsen we de oproep om tijdig verenigingsactiviteiten of evenementen door te geven zodat ze op de site in de agenda geplaatst kunnen worden.

Sluiting

De voorzitter dankt eenieder voor de belangstelling en zijn of haar bijdragen aan deze bijeenkomst.

 

 

 

2 gedachten over “ZGebruikersoverleg in De Poel”

  1. hallo beheer,
    Onze dank voor de berichtgeving van de avond, er is nog een hoop onduidelijk, wij hopen dat we op de hoogte gehouden worden, ondanks we niet genoemd zijn op de aanwezige lijst.
    Pilates is een activiteit ALLEEN voor onze leden waar wij een tegemoetkoming voor vragen.
    Met de kerstmarkt in zicht zouden wij het op prijs stellen, als er kosten zijn voor gebruik van de Poel, dat we dit vooraf weten en niet achteraf nog een rekening krijgen.
    Wij hebben al onze activiteiten door gegeven wanneer we de poel nodig hebben in de agenda is daarover niets te zien, of wordt deze per maand genoteerd?
    in afwachting van verdere beslissingen
    mvg bestuur de Wissel

    Beantwoorden
    • Het bestuur van de Wissel heeft krijgt een reactie van het bestuur van De Poel na inventarisatie van alle “feiten” rondom de semi-commerciële activiteiten.

      Beantwoorden

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.